Inquietar

Ficcção, poesia e doses homeopáticas de realidade

Categoria: Incentivo a Cultura

Erros na elaboração/execução de um projeto cultural

Segue abaixo um apanhado de erros comuns na execução de um projeto cultural. A lista foi feita tendo por base minhas vivências e experiências.

Primeiro erro: projeto muito complexo

A imaginação é fértil e na hora de elaborar o projeto dá vontade de abraçar o mundo. O problema é que realizar todas essas coisas é bem mais difícil do que imaginar. A regra é simplificar; proponha ações que estejam dentro das experiências que você já teve. Se você não tem experiência nenhuma, simplifique mais ainda: é mais fácil aprender coisas de um único setor do que aprender várias coisas de vários setores.

Dando um exemplo para esclarecer: no meu primeiro projeto nós nos dispomos a publicar um livro, fazer uma versão em áudio desse livro, realizar um sarau e desenvolver um site. Muita coisa para duas pessoas sem experiência nenhuma. Óbvio que as coisas se enrolaram e que a qualidade final do projeto ficou prejudicada.

Simplifique, fique no seguro, na sua zona de conforto. É melhor um projeto de qualidade simples do que um projeto ultra-inovador mal-feito.

Isso não quer dizer que você não possa ousar ou ser criativo na elaboração do seu projeto. Significa apenas que você deve ter consciência da sua capacidade na hora de ousar. Lembre-se que algo mal planejado ou mal executado resulta em desperdício.

Segundo erro: projeto inapropriado para quantidade de dinheiro captado

Uma boa parte das pessoas que decidem tenta levar adiante projetos com incentivo fiscal coloca os carros na frente do bois, ou seja, elaboram o projeto com o montante máximo que gostariam de ter e não com o montante que podem conseguir. Isso cria projetos mal dimensionados na maioria das vezes com expectativa de obter muito mais dinheiro do que seria razoável.

Uma boa dica para planejar corretante o seu projeto é ter em mente no momento da elaboração quem serão os seus financiadores e quanto cada um poderá doar. Por exemplo, se você tem contato com duas empresas que podem doar pela Lei Rouanet R$20.000 é aconselhavél que seu projeto não exceda muito esse montante. É claro que após a aprovação do seu projeto você pode buscar patrocínio em quantas empresas quiser, mas a maioria dos proponentes culturais tem dificuldade em conseguir patrocínio. A burocracia estatal é moleza, convencer a empresa a fazer doação é a parte mais difícil. Inclusive se você NÃO possui uma rede de contato de financiadores (pessoas jurídicas ou físicas) é aconselhável buscar outra forma de concretizar a sua ideia.

Não é vantagem nenhuma ter autorização para captar R$100.000 se você só tem a expectativa de captar R$20.000. Pode inclusive complicar a sua vida já que você só pode começar a gastar o dinheiro e pedir prorrogação de captação se alcançar 20% do montante total (no exemplo R$20.000). Caso chegue ao fim do prazo de captação e você ainda não tenha os 20% o dinheiro que você captou vai pro fundo de cultura e seu projeto fica a ver navios.

Minha sugestão é montar um projeto com o dobro do valor que você espera captar. Então, se você espera captar R$20.000 monte um projeto com valor total de R$40.000. Porque o dobro? Porque você tem um ano para captar recursos; caso não atinja o montante total você pode pedir mais um ano de prazo. E aí muda o ano fiscal e os doadores podem fazer uma nova doação com isenção fiscal.    

Terceiro erro: montar o projeto sem definir a equipe que o realizaria

Não saber quem trabalhará no seu projeto pode prejudicar muito a sua capacidade de execução. Se você tem confiança em determinada área do seu projeto – por exemplo se você sabe muito sobre publicação de livros – pode até se dar a luxo de não contactar uma editora antes da aprovação do seu projeto. Entretanto, se existem áreas que você não conhece é aconselhável contactar alguém responsável pela área no momento de elaboração do projeto. Primeiro porque essa pessoa pode fornecer um orçamento muito mais adequado com a realidade da área; segundo porque futuramente – no momento de execução do projeto – você terá alguém apto a trabalhar com você.

Cabe aqui um alerta com relaçao aos amigos que se oferecem para trabalhar de graça ou com valores muito abaixo dos praticados no mercado. Fuja deles na hora em que estiver elaborando orçamento. Sempre existe a possibilidade de no momento da execução do projeto o amigo não poder trabalhar ou não ter mais interesse em trabalhar sem remuneração. E aí é o seu projeto que fica prejudicado, porque será difícil achar alguém disposto a trabalhar de graça. Agradeça o seu amigo solicito e se for o caso chame ele no momento da execução do projeto. Mas lembre-se de fazer um orçamento de acordo com os valores praticados no mercado e não de acordo com amizades.  

Quarto erro: distancia grande entre a elaboração e a execução

Procure se organizar para evitar que aja uma distância muito grande entre o momento de elaboração do projeto e o momento de execução. Geralmente são os trâmites burocráticos que provocam isso – veja bem o ministério da Cultura não tem nenhum compromisso com a celeridade dos projetos. Leva meses para eles perceberem que falta um documento qualquer que emperra o trâmite do seu projeto. O ideal para evitar isso é recolher o máximo de informação possível sobre o processo de aprovação e ter muito cuidado na hora de encaminhar documentos.   

Quinto erro: erros ao efetuar depósitos

Para concretizar a doação a um projeto via lei rouanet, o incentivador deve efetuar um depósito identificado – que só pode ser feito na boca do caixa – informando um código e o CPF. Qualquer erro – um digito errado no CPF, informar o código errado, uma falha de comunicação que faça o incentivador informar um CPF que não seja o dele próprio – pode causar uma enorme dor de cabeça para o proponente do projeto, que passará por uma maratona burocrática para conseguir a devolução do dinheiro. Se houver qualquer discordância entre os dados informados na hora do depósito e os dados do recibo a doação não será efetivada. Por isso é recomendável que o captador de recursos seja responsável pelos depósitos especialmente dos incentivadores de primeira viagem. É até uma forma de dar mais conforto ao incentivador – em vez dele perder um hora na boca do caixa para fazer o depósito, você recolhe o dinheiro e faz o depósito por ele garantido que os dados informados serão corretos.   

Sexto erro: falta de organização para emissão de recibos

Preencha imediatamente todos os campos do recibos. Ás vezes, alguém que intermediou a doação não tem todos os dados do incentivador em mãos e o captador de recursos deixa para preencher o campo depois. Se um recibo incompleto chegar ao Ministério da Cultura a doação não será efetivada e caberá ao captador de recursos perder tempo e dinheiro enviando um novo recibo. Organize-se de forma a garantir que os recibos serão sempre preenchidos e tenha os dados dos incentivadores (telefone e e-mail) sempre atualizados para solicitar informações.  

Sétimo erro: lentidão nas movimentações bancárias

Toda movimentação bancária dos projetos incentivados via lei rouanet são feitas via cheque. A conta não tem cartão e uma coisa simples como um extrato exige que o proponente do projeto (ou seu procurador) vá ao banco. Prepare-se para isso – é muito tempo perdido  e uma simples greve bancária pode dificultar muito o progresso do projeto.

Oitavo erro: falta de foco

Algo que é bem nocivo na execução de um projeto é perder o foco nos aspectos que são realmente importantes e se concentrar na perfumaria. Como exemplo, cito uma festa que ajudei alguns amigos – que tentavam se lançar como DJ’s na época – a organizar. Gastamos muito tempo e quase toda a energia disponível para viabilizar uma tela que decoraria a cabine do DJ. Era importante porque um dos integrantes da turma era artista plástico. E de fato ficou bem bonito. O problema é que quase ninguém viu, já que nós praticamente não divulgamos a festa tão preocupados que estávamos com a decoração. Isso pode acontecer com o seu projeto cultural – é comum perder o foco – por isso, antes de iniciar a execução defina com a sua equipe as ações essenciais para o sucesso do projeto. E resista a tentação de gastar 90% do orçamento para filmar uma cena de dois segundos que alimenta a sua vaidade mas que não acrescenta nada ao filme.     

Nono erro: falta de comunicação

A falta de comunicação entre os vários participantes do projeto pode provocar erros, enganos e serviços duplicados. Num projeto de publicação de livro por falta de comunicação entre a editora e a coordenação um mesmo texto foi registrado duas vezes na biblioteca nacional (o custo é baixo, mas foi tempo gasto a toa). Procure manter a sua equipe sob controle e tenha certeza que as mensagens repassadas foram compreendidas.

Décimo erro: falta de decisão

Demorar muito para decidir algo pode atrapalhar o desenvolvimento do seu projeto. Isso é comum em projetos coletivos, principalmente quando há a intenção de que todas as decisões sejam tomadas pela equipe, por meio de votação. É uma forma de trabalho louvável, mas só funciona se os envolvidos souberem que nem sempre dá para reunir todo mundo e votar. E que nem todas as decisões merecem isso. Divida as tarefas e de autonomia para os membros da sua equipe tomarem decisões seguindo critérios estabelecidos pelo grupo. Dessa forma você não vai perder um tempão e travar uma longa discussão para definir se o número da página vai ficar no canto superior ou no inferior.  

Décimo primeiro erro: desorganização geral

Seja organizado. Tenha o contato atualizado (telefone e e-mail) de todos os membros da sua equipe e de todos os fornecedores e prestadores de serviço do projeto. Recolha as notas fiscais e os recibos e tenha certeza que eles estão no modelo exigido pela prestação de contas. Tenha uma cópia de cada nota e recibo para facilitar em caso de extravio/perda. 

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Cronograma – elaboração de projeto via Incentivo fiscal federal (lei rouanet)

– ter uma idéia

– entrar em contato com os possíveis financiadores. Além de pegar o valor que a pessoa/empresa pretende doar, pegar também os dados necessários para emitir o recibo. Caso a pessoa esteja desesperada para doar o dinheiro (isso vai acontecer algum dia?), pegar o dinheiro e depositar numa poupança. Mesmo que o projeto não tenha sido aprovado, não tem problema a pessoa dar o dinheiro antes, desde que a previsão para aprovação do projeto seja no mesmo ano fiscal.

– definir o montante máximo que o projeto pode obter. Desenhar as metas do projeto de forma que possam ser cumpridas com 60% do mont. max. (porque nem todo mundo que concorda em doar de fato doa. E nem todo mundo que doa, doa o máximo que pode).

– definir a equipe que trabalhará no projeto. Elaborar o projeto a partir do orçamento dessas pessoas. Superfaturar em 10% os valores propostos, caso a pessoa desista e seja preciso negociar com outro (ou caso tudo fique mais caro mesmo). Não aceitar orçamentos baseados em amizade e totalmente deslocados dos valores de mercado, pois a pessoa pode não poder trabalhar no projeto e a função ficar pendente.  

– mandar o projeto pro Minc e aguardar aprovação.

– assim que publicada a portaria entrar em contato com os financiadores e recolher as doações. Recolher as doações em cheque ou dinheiro. Se não for possível, mandar o financiador fazer transferência para a nossa conta. Depósitos na conta do MinC só o proponente ou coordenador do projeto faz.    

– entrar em contato com a equipe que trabalhará no projeto. Distribuir funções, definir prioridades. Determinar alguém para ser responsável pela tomada de decisões.

– iniciar o trabalho. Evitar ao máximo mudanças no calendário ou nas metas.

– Tentar manter os recibos e NF atualizados e reunidos.

– Finalizar o projeto.

Como obter financiamento para um projeto cultural?

Você já viu vários filmes nacionais com a inscrição “Lei de Incentivo a Cultura”, mas não tem a menor idéia de como essa lei funciona?

Ou ainda de como você poderia utilizar os mecanismos de financiamento cultural disponibilizados pelo governo para publicar seu livro ou produzir sua peça de teatro?

Para ajudar a esclarescer esse assunto, eu bolei um diagrama. O diagrama ajuda a escolher qual a forma de financiamento cultural mais adequada para você. Para saber como funciona cada mecanismo é só clicar no quadrado do diagrama.

Para acessar o diagrama clique aqui. A imagem pode demorar um pouco para carregar devido ao tamanho.

Fundo Municipal de Incentivo a Cultura

O que é?

É um mecanismo de incentivo a cultura onde o próprio governo municipal repassa o dinheiro para os proponentes culturais. Em boa parte dos fundos municipais tanto pessoas físicas quanto juridicas podem ser proponentes culturais.  

Como funciona?

Funciona através de editais, ou seja, é preciso entrar em contato com a Secretaria de cultura do seu município. É necessário residir a no minimo um ano na cidade para ser proponente cultural.

Como eu posso participar?

Verifique junto a secretaria de cultura da sua cidade se existe algum edital aberto para o fundo de cultura. Caso aja, verifique se o edital contempla a sua empresa, organização não governamental ou pessoa física de direito público. A partir daí, é só seguir as instruções do edital para inscrever o seu projeto.

Onde obter mais informações:

Secretaria de Cultura de Belo Horizonte

 

Fundo estadual de incentivo a cultura

O que é?

É um mecanismo de incentivo a cultura onde o próprio governo estadual repassa o dinheiro para os proponentes culturais. Na maioria dos fundos estaduais, apenas pessoas juridicas podem ser proponentes, mas as regras variam de estado para estado.  

Como funciona?

Funciona através de editais, ou seja, é preciso entrar em contato com a Secretaria de cultura da sua região e verificar se existem editais abertos. Alguns solicitam um pré-cadastro do proponente, ou seja, antes de enviar o projeto é necessário enviar informações sobre o proponente. Essa etapa serve para evitar que sejam contemplados projetos de proponentes que nao podem ter acesso ao fundo por suas caracteristicas juridicas.  

Como eu posso participar?

Verifique junto a secretaria de ucltura da sua região se existe algum edital aberto para o fundo de cultura. Caso aja, verifique se o edital contempla a sua empresa, organização não governamental ou pessoa física de direito público. A partir daí, é só seguir as instruções do edital para inscrever o seu projeto.

Onde obter mais informações:

Secretaria de Cultura de Minas Gerais

Editais Petrobras

O que é?
São editais que aceitam pessoas físicas e jurídicas como proponentes. A modalidade de incentivo é direta – ou seja – caso o projeto seja aprovado ele receberá direto da instituição o valor solicitado. Funciona por meio de edital anual, sendo necessário entrar em contato com a instituição para saber quando estará aberto.

Como funciona?
Todos funciona por meio de edital, sendo necessário entrar em contato com a instituição para saber quando os editais estarão abertos.

Como eu posso participar?

Verifique junto as instituição se existe algum edital aberto. Caso exista, verifique se você cumpre os requisitos do edital. Caso cumpra, siga as instruções do edital para enviar o seu projeto.

Onde obter mais informações:

Programa Petrobras Cultural

Lei municipal de incentivo a cultura

O que é?

É uma mecanismos de incentivo a cultura dos governos municipais. Funciona através da renuncia fiscal, ou seja, o governo autoriza as empresas a repassarem parte do valor de determinados impostos para projetos culturais.  No caso das leis municipais qualquer empresa ou pessoa física que recolha o ISSQN.

Nem todos os municipios possuem esse mecanismo. O ideal é entrar em contato com a secretária de cultura da sua região. Normalmente, esse mecanismo de incentivo permite que pessoas físicas e juridicas sejam proponentes de projetos culturais.

Como funciona?
As secretarias municipais abrem editais anuais para selecionar os projetos que participarão do incentivo fiscal. O prazo de captação também varia de edital para edital. O proponente do projeto precisa ser residente na cidade/estado para o qual está pleitiando financiamento a pelo menos 1 ano.

Como eu posso participar?

Verifique se existe algum edital aberto na secretaria de cultura do seu municipio/estado. Caso exista, redija um projeto cultural de acordo com as normas do edital. Caso ele seja aprovado, você receberá autorização para iniciar a captação do dinheiro.

Onde obter mais informações:

Lei municipal de Belo Horizonte