Eixos de prestação de contas:

por inquietar

– Mídia e divulgação: pessoa responsável por recolher cópias de tudo o que sai na mídia sobre o projeto (seja mídia paga ou espontânea). Também é da responsabilidade dessa pessoa recolher dados e informações sobre a divulgação do projeto nas redes sociais e intenet. 

Quando iniciar a coleta do material? A partir do momento em o projeto gerar mídia. Isto provavelmente vai acontecer durante a execução, quando estiver sendo lançado um produto cultural ou no momento anterior a realização de um evento. projetos grandes, que prevejam vários eventos ou vários produtos, devem dar atenção especial a esse item, pois é bem mais difícil recuperar uma matéria ou anúncio publicado depois de vários meses. 
Dicas: ressalte o nome do patrocinador e do mecanismo de incentivo nas matérias, para deixar claro ao patrocinador a visibilidade alcançada. 

– Memória de execução: pessoa responsável por fazer um pequeno relato de tudo que aconteceu no projeto desde a assinatura dos contratos até a finalização do projeto. Essa pessoa deve relatar as etapas de trabalho – ainda que de forma supérflua. identificar dificuldade e apontar estratégias. A memória da execução não precisa ser aprofundada, mas precisa conter elementos suficientes para que se compreenda o caminho que o projeto percorreu.
Dicas: mesmo que o patrocinador ou o mecanismo fiscal não exijam relatórios parciais, em projetos muito grandes os detalhes tendem a se perder facilmente. Procure manter uma memória atualizada da execução. Caso várias pessoas cuidem da execução, designe apenas uma para compor a memoria afim de evitar a sobreposição de fatos. 

– Memória fotográfica: tudo que acontece no projeto deve ser fotografado. É o jeito mais fácil de contar uma historia e de explicar como o projeto aconteceu. As fotos não são apenas dos eventos ou produtos realizados mas também da fase de pré-produção. O ideal é que as fotos complementem a memoria de execução. As fotos de comprovação não precisam ser realizadas por fotógrafos profissionais. 

– Memória financeira: é a prestação de contas propriamente dita com relação de notas fiscais e recibos do projeto. 
Dicas: verifique – no momento do recebimento – se a nota foi emitida da maneira correta. Não faça pagamentos antes de receber a nota. Não autorize pagamentos sem contrato. Não deixe de recolher impostos.

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