Erros na elaboração/execução de um projeto cultural

por inquietar

Segue abaixo um apanhado de erros comuns na execução de um projeto cultural. A lista foi feita tendo por base minhas vivências e experiências.

Primeiro erro: projeto muito complexo

A imaginação é fértil e na hora de elaborar o projeto dá vontade de abraçar o mundo. O problema é que realizar todas essas coisas é bem mais difícil do que imaginar. A regra é simplificar; proponha ações que estejam dentro das experiências que você já teve. Se você não tem experiência nenhuma, simplifique mais ainda: é mais fácil aprender coisas de um único setor do que aprender várias coisas de vários setores.

Dando um exemplo para esclarecer: no meu primeiro projeto nós nos dispomos a publicar um livro, fazer uma versão em áudio desse livro, realizar um sarau e desenvolver um site. Muita coisa para duas pessoas sem experiência nenhuma. Óbvio que as coisas se enrolaram e que a qualidade final do projeto ficou prejudicada.

Simplifique, fique no seguro, na sua zona de conforto. É melhor um projeto de qualidade simples do que um projeto ultra-inovador mal-feito.

Isso não quer dizer que você não possa ousar ou ser criativo na elaboração do seu projeto. Significa apenas que você deve ter consciência da sua capacidade na hora de ousar. Lembre-se que algo mal planejado ou mal executado resulta em desperdício.

Segundo erro: projeto inapropriado para quantidade de dinheiro captado

Uma boa parte das pessoas que decidem tenta levar adiante projetos com incentivo fiscal coloca os carros na frente do bois, ou seja, elaboram o projeto com o montante máximo que gostariam de ter e não com o montante que podem conseguir. Isso cria projetos mal dimensionados na maioria das vezes com expectativa de obter muito mais dinheiro do que seria razoável.

Uma boa dica para planejar corretante o seu projeto é ter em mente no momento da elaboração quem serão os seus financiadores e quanto cada um poderá doar. Por exemplo, se você tem contato com duas empresas que podem doar pela Lei Rouanet R$20.000 é aconselhavél que seu projeto não exceda muito esse montante. É claro que após a aprovação do seu projeto você pode buscar patrocínio em quantas empresas quiser, mas a maioria dos proponentes culturais tem dificuldade em conseguir patrocínio. A burocracia estatal é moleza, convencer a empresa a fazer doação é a parte mais difícil. Inclusive se você NÃO possui uma rede de contato de financiadores (pessoas jurídicas ou físicas) é aconselhável buscar outra forma de concretizar a sua ideia.

Não é vantagem nenhuma ter autorização para captar R$100.000 se você só tem a expectativa de captar R$20.000. Pode inclusive complicar a sua vida já que você só pode começar a gastar o dinheiro e pedir prorrogação de captação se alcançar 20% do montante total (no exemplo R$20.000). Caso chegue ao fim do prazo de captação e você ainda não tenha os 20% o dinheiro que você captou vai pro fundo de cultura e seu projeto fica a ver navios.

Minha sugestão é montar um projeto com o dobro do valor que você espera captar. Então, se você espera captar R$20.000 monte um projeto com valor total de R$40.000. Porque o dobro? Porque você tem um ano para captar recursos; caso não atinja o montante total você pode pedir mais um ano de prazo. E aí muda o ano fiscal e os doadores podem fazer uma nova doação com isenção fiscal.    

Terceiro erro: montar o projeto sem definir a equipe que o realizaria

Não saber quem trabalhará no seu projeto pode prejudicar muito a sua capacidade de execução. Se você tem confiança em determinada área do seu projeto – por exemplo se você sabe muito sobre publicação de livros – pode até se dar a luxo de não contactar uma editora antes da aprovação do seu projeto. Entretanto, se existem áreas que você não conhece é aconselhável contactar alguém responsável pela área no momento de elaboração do projeto. Primeiro porque essa pessoa pode fornecer um orçamento muito mais adequado com a realidade da área; segundo porque futuramente – no momento de execução do projeto – você terá alguém apto a trabalhar com você.

Cabe aqui um alerta com relaçao aos amigos que se oferecem para trabalhar de graça ou com valores muito abaixo dos praticados no mercado. Fuja deles na hora em que estiver elaborando orçamento. Sempre existe a possibilidade de no momento da execução do projeto o amigo não poder trabalhar ou não ter mais interesse em trabalhar sem remuneração. E aí é o seu projeto que fica prejudicado, porque será difícil achar alguém disposto a trabalhar de graça. Agradeça o seu amigo solicito e se for o caso chame ele no momento da execução do projeto. Mas lembre-se de fazer um orçamento de acordo com os valores praticados no mercado e não de acordo com amizades.  

Quarto erro: distancia grande entre a elaboração e a execução

Procure se organizar para evitar que aja uma distância muito grande entre o momento de elaboração do projeto e o momento de execução. Geralmente são os trâmites burocráticos que provocam isso – veja bem o ministério da Cultura não tem nenhum compromisso com a celeridade dos projetos. Leva meses para eles perceberem que falta um documento qualquer que emperra o trâmite do seu projeto. O ideal para evitar isso é recolher o máximo de informação possível sobre o processo de aprovação e ter muito cuidado na hora de encaminhar documentos.   

Quinto erro: erros ao efetuar depósitos

Para concretizar a doação a um projeto via lei rouanet, o incentivador deve efetuar um depósito identificado – que só pode ser feito na boca do caixa – informando um código e o CPF. Qualquer erro – um digito errado no CPF, informar o código errado, uma falha de comunicação que faça o incentivador informar um CPF que não seja o dele próprio – pode causar uma enorme dor de cabeça para o proponente do projeto, que passará por uma maratona burocrática para conseguir a devolução do dinheiro. Se houver qualquer discordância entre os dados informados na hora do depósito e os dados do recibo a doação não será efetivada. Por isso é recomendável que o captador de recursos seja responsável pelos depósitos especialmente dos incentivadores de primeira viagem. É até uma forma de dar mais conforto ao incentivador – em vez dele perder um hora na boca do caixa para fazer o depósito, você recolhe o dinheiro e faz o depósito por ele garantido que os dados informados serão corretos.   

Sexto erro: falta de organização para emissão de recibos

Preencha imediatamente todos os campos do recibos. Ás vezes, alguém que intermediou a doação não tem todos os dados do incentivador em mãos e o captador de recursos deixa para preencher o campo depois. Se um recibo incompleto chegar ao Ministério da Cultura a doação não será efetivada e caberá ao captador de recursos perder tempo e dinheiro enviando um novo recibo. Organize-se de forma a garantir que os recibos serão sempre preenchidos e tenha os dados dos incentivadores (telefone e e-mail) sempre atualizados para solicitar informações.  

Sétimo erro: lentidão nas movimentações bancárias

Toda movimentação bancária dos projetos incentivados via lei rouanet são feitas via cheque. A conta não tem cartão e uma coisa simples como um extrato exige que o proponente do projeto (ou seu procurador) vá ao banco. Prepare-se para isso – é muito tempo perdido  e uma simples greve bancária pode dificultar muito o progresso do projeto.

Oitavo erro: falta de foco

Algo que é bem nocivo na execução de um projeto é perder o foco nos aspectos que são realmente importantes e se concentrar na perfumaria. Como exemplo, cito uma festa que ajudei alguns amigos – que tentavam se lançar como DJ’s na época – a organizar. Gastamos muito tempo e quase toda a energia disponível para viabilizar uma tela que decoraria a cabine do DJ. Era importante porque um dos integrantes da turma era artista plástico. E de fato ficou bem bonito. O problema é que quase ninguém viu, já que nós praticamente não divulgamos a festa tão preocupados que estávamos com a decoração. Isso pode acontecer com o seu projeto cultural – é comum perder o foco – por isso, antes de iniciar a execução defina com a sua equipe as ações essenciais para o sucesso do projeto. E resista a tentação de gastar 90% do orçamento para filmar uma cena de dois segundos que alimenta a sua vaidade mas que não acrescenta nada ao filme.     

Nono erro: falta de comunicação

A falta de comunicação entre os vários participantes do projeto pode provocar erros, enganos e serviços duplicados. Num projeto de publicação de livro por falta de comunicação entre a editora e a coordenação um mesmo texto foi registrado duas vezes na biblioteca nacional (o custo é baixo, mas foi tempo gasto a toa). Procure manter a sua equipe sob controle e tenha certeza que as mensagens repassadas foram compreendidas.

Décimo erro: falta de decisão

Demorar muito para decidir algo pode atrapalhar o desenvolvimento do seu projeto. Isso é comum em projetos coletivos, principalmente quando há a intenção de que todas as decisões sejam tomadas pela equipe, por meio de votação. É uma forma de trabalho louvável, mas só funciona se os envolvidos souberem que nem sempre dá para reunir todo mundo e votar. E que nem todas as decisões merecem isso. Divida as tarefas e de autonomia para os membros da sua equipe tomarem decisões seguindo critérios estabelecidos pelo grupo. Dessa forma você não vai perder um tempão e travar uma longa discussão para definir se o número da página vai ficar no canto superior ou no inferior.  

Décimo primeiro erro: desorganização geral

Seja organizado. Tenha o contato atualizado (telefone e e-mail) de todos os membros da sua equipe e de todos os fornecedores e prestadores de serviço do projeto. Recolha as notas fiscais e os recibos e tenha certeza que eles estão no modelo exigido pela prestação de contas. Tenha uma cópia de cada nota e recibo para facilitar em caso de extravio/perda. 

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